Czy organ musi udzielić informacji, której sam nie stworzył, ale którą ma w posiadaniu?

Zdarza się, że urząd odpowiada na wniosek stwierdzeniem: „nie jesteśmy autorem tego dokumentu”. W praktyce takie tłumaczenie nie zwalnia z obowiązku udostępnienia informacji — ustawa nie uzależnia go od tego, kto dany dokument sporządził, lecz od tego, czy organ nim dysponuje.

Wytworzenie a posiadanie — dwie różne kategorie

Warto odróżnić informację, którą organ sam przygotował, od informacji, którą jedynie przechowuje. Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie zawiera definicji „informacji wytworzonej”, choć posługuje się tym pojęciem w kilku miejscach (np. art. 8 ust. 6 pkt 2 i 4). Chodzi tu o materiały powstałe bezpośrednio w danym urzędzie — decyzje wydane w jego imieniu, opinie przygotowane przez jego pracowników czy inne dokumenty opracowane od podstaw przez tę instytucję.

Nierzadko jednak w aktach urzędu znajdują się też dokumenty przekazane mu przez inny podmiot publiczny albo przez osobę prywatną. I to właśnie fakt posiadania takiej informacji, a nie jej autorstwo, decyduje o obowiązku jej ujawnienia. Wynika to bezpośrednio z art. 4 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym do udostępniania informacji publicznej zobowiązane są podmioty będące w jej posiadaniu. Stanowisko to potwierdza również Naczelny Sąd Administracyjny — w wyroku z 30 września 2015 r. (I OSK 2093/14) podkreślił, że obowiązek dotyczy informacji istniejącej i będącej w dyspozycji podmiotu zobowiązanego.

Nie trzeba być autorem, żeby mieć obowiązek udostępnienia

Jak wskazują komentatorzy (M. Jabłoński, K. Wygoda w komentarzu do ustawy pod red. A. Piskorz-Ryń i M. Sakowskiej-Baryły, Gdańsk 2025), posiadanie informacji zasadniczo nie wymaga jej samodzielnego wytworzenia. Obowiązek udostępnienia spoczywa na każdym podmiocie publicznym, który daną informacją dysponuje — niezależnie od tego, czy powstała ona w jego strukturach, czy trafiła do niego z zewnątrz w związku z realizowanymi zadaniami.

Innymi słowy: jeśli inny organ lub osoba fizyczna przekazali urzędowi określone dane (np. statystyczne), urząd, który je posiada, powinien je udostępnić na wniosek.

Pytanie o to, kto dokument sporządził, ma znaczenie drugorzędne. Kluczowe jest natomiast, czy treść dotyczy spraw publicznych — bo to decyduje, czy w ogóle mamy do czynienia z informacją publiczną w rozumieniu ustawy.

Posiadanie rozumiane coraz szerzej

Najnowsze orzecznictwo poszerza samo pojęcie „posiadania”. Zgodnie z wyrokiem NSA z 9 kwietnia 2026 r. (III OSK 1900/25), o posiadaniu informacji można mówić nie tylko wtedy, gdy organ dysponuje nią fizycznie, ale również wtedy, gdy ma do niej dostęp za pomocą własnych zasobów — w tym poprzez zewnętrzne systemy informacyjne, z których korzysta.

^{Źródło: opracowanie własne na podstawie artykułu portalu InformacjaPubliczna.org (Sieć Obywatelska Watchdog Polska), 16 września 2026, autor: Maja Pietrusiewicz.}